Ajánlatkészítés AI-jal: két napról húsz percre

Amikor egy gyártó cég vezetője azt mondja, hogy „lassan ajánlatozunk”, szinte soha nem az ajánlat megírása a szűk keresztmetszet. A megírás tizenöt perc. A többi az, hogy valaki megkeresi a tavalyi hasonló munkát, kikéri az anyagárat a beszerzéstől, egyeztet a gyártásvezetővel a kapacitásról, és megvárja, amíg mindenki visszaír.

Ez a cikk egy konkrét esetet mutat be. A cég egyedi fémszerkezeteket gyárt, harmincnégy fő, havi hatvan és nyolcvan közötti beérkező ajánlatkérés. A nevet nem írom ki, a számok viszont a valós mérésekből származnak.

Hol állt meg valójában a folyamat

Az első alkalmon végigvettük, mi történik egy ajánlatkéréstől a kiküldésig. Nyolc lépés jött ki, ebből három volt érdemi szakmai munka, öt pedig várakozás és adatkeresés.

• Az ajánlatkérés e-mailben érkezett, gyakran hiányos műszaki tartalommal.
• Az értékesítő megkereste a hasonló korábbi munkát, jellemzően emlékezetből, mappákban keresgélve.
• Az anyagárat egy külön táblázatból nézte ki, ami hetente frissült, de nem mindig.
• A munkaóra becsléséhez a gyártásvezetőt kellett elkapni, aki fél nap alatt válaszolt.
• Az ajánlat szövegét minden alkalommal újra összerakták egy régi dokumentumból.

A mérés önmagában is tanulságos volt. A vezető úgy tudta, hogy a folyamat fél nap. A valós átfutás, tehát az ajánlatkérés beérkezése és a kiküldés között eltelt idő, átlagosan negyvenegy óra volt.

Mit csinál benne ma az AI

A megoldás három részből áll, és mindhárom rész létező, dobozos eszközökre épül. Nem írtunk hozzá saját szoftvert.

1. Az ajánlatkérés feldolgozása

A beérkező e-mailt és a mellékelt rajzot egy nyelvi modell olvassa fel struktúrába: mit kérnek, milyen anyagból, milyen mennyiségben, mire nincs adat. Ha valami hiányzik, azonnal generál egy udvarias visszakérdező e-mailt, amit az értékesítő egy kattintással küld el. Ez a lépés önmagában másfél napot vágott le az átfutásból, mert a hiányzó adat korábban csak a folyamat végén derült ki.

2. A hasonló munkák megtalálása

A cég korábbi ajánlatait és lezárt munkáit egy kereshető adatbázisba töltöttük. A rendszer megkeresi a három leginkább hasonló korábbi munkát, és megmutatja, mennyiért adták, mennyi idő volt, és mennyi lett a valós önköltség. Az értékesítő így nem az emlékezetére támaszkodik.

3. Az ajánlat összeállítása

Az anyagár a beszerzés táblázatából jön automatikusan, a munkaóra becslés a hasonló munkákból, a szöveg pedig egy sablonból, amit a modell tölt fel a konkrét tartalommal. A végeredmény egy kész dokumentum, amit az értékesítő átnéz, korrigál, és kiküld.

Mit ellenőriz továbbra is ember

Az ajánlat pénzről szól, ezért a kiküldés előtt mindig ember néz rá. A húsz percből tizenöt ez az ellenőrzés. Konkrétan három dolgot néz meg az értékesítő: a mennyiség és az anyagminőség stimmel-e a rajzzal, a javasolt ár nem lóg-e ki a hasonló munkák sávjából, és a határidő reális-e a jelenlegi kapacitás mellett.

Ez fontos elvi kérdés is. Az AI a döntés előkészítését gyorsítja, nem a döntést hozza meg. Ahol a hibázás pénzbe vagy jó hírnévbe kerül, ott mindig marad emberi jóváhagyás.

Mibe került, és mikor térült meg

A bevezetés négy hetet vett igénybe. Az első két hét szinte teljes egészében adatrendezés volt: a régi ajánlatok összegyűjtése, az árazási logika leírása, a sablonok egységesítése. Ez a rész unalmas, és ezért szokták kihagyni, aztán ezért nem működik a bevezetés.

• Előfizetések: havi hatvanezer forint körül, három eszközre együtt.
• Bevezetés: egyszeri díj, nagyjából egy hónapnyi felszabaduló munkaidő értéke.
• Belső munka: az értékesítő és a gyártásvezető nagyjából tíz órája az adatrendezésre.

A felszabaduló heti tizenkét munkaórával számolva a teljes költség négy hónap alatt térült meg. Ebbe nem számoltuk bele azt, ami valójában a legtöbbet hozta: a cég azóta minden ajánlatkérésre válaszol, korábban a nyolcvanból tizenötre nem jutott idő.

Mit vigyél el ebből a saját cégedhez

Ha nálatok is lassú az ajánlatozás, három dolgot érdemes megtenni még bármilyen eszköz kiválasztása előtt.

• Mérd meg a valós átfutást. Nem a becsültet, hanem azt, hogy mikor jött be a kérés, és mikor ment ki a válasz.
• Írd le, hogyan áraztok. Ha ez egy ember fejében van, akkor a folyamat rá van kötve, nem a cégre.
• Nézd meg, hány kérésre nem válaszoltok. Ez általában nagyobb tétel, mint a megspórolt munkaóra.

Ha kíváncsi vagy, nálatok melyik lépésben áll a pénz, arra való a kétalkalmas feltérképezés. Az első alkalom után pontosan látni fogod, hol a szűk keresztmetszet, egy héttel később pedig azt is, mennyit ér a megszüntetése.

Gyakori kérdések

Mennyi idő alatt lehet bevezetni egy ilyen folyamatot?

Egy tipikus kkv-nál négytől nyolc hétig tart az első működő verzió. Ebből az első két hét az adatok és a sablonok rendbetétele, ez a leghosszabb, de ez nélkülözhetetlen rész.

Kell hozzá saját fejlesztés?

A legtöbb esetben nem. Létező nyelvi modellek, egy automatizáló eszköz és a már használt táblázatok vagy CRM összekötése elegendő. Egyedi fejlesztés akkor jön szóba, ha a gyártásirányító rendszerhez kell mélyebben hozzányúlni.

Mennyibe kerül havonta?

Egy kisebb csapatnál jellemzően havi harminc és nyolcvan ezer forint közötti előfizetési költség. A bevezetés egyszeri díja ezen felül értendő, és erősen függ attól, milyen állapotban vannak az adataitok.